صفحه اصلی × ورود عضویت ویدئو پادکست مقالات وبلاگ فروشگاه آزمون شخصیت آزمون هوش
logo

تعیین محدوده زمانی

x

تعیین محدوده زمانی

1294

1400/8/19

:اشتراک گذاری

چگونه تعیین محدوده زمانی می تواند بهره وری شما را افزایش دهد
زمان می تواند برای شما شروع به کار کند!
بهینه کردن زمان وظایف شغلی یا موارد دیگر در زندگی روزمره، می تواند در روز زمان بیشتری را برای انجام فعالیت های سرگرم کننده در اختیار شما قرار دهد. ترفندهای بهره وری، مانند تکنیک مدیریت زمان، می تواند به شما در انجام کار کمک کند و شما را از تعلل در زمان دور نگه دارد.
اگر آماده هستید تا اطلاعات بیشتری در مورد تعیین محدوده زمانی و اینکه چگونه این کار، زندگی کاری و شخصی تان را مفیدتر و بهتر می کند، کسب کنید، ادامه مطلب را بخوانید. با استفاده از این راهنما، آماده خواهید شد که زمان خود را در زندگی مانند یک حرفه ای تعیین کنید.
تایم باکسینگ (زمان بندی) چیست؟
ابتدا بیایید به تجزیه و تحلیلِ زمان بندی بپردازیم. وقتی که کار خاصی باید انجام شود، برخی از افراد فقط قوز می کنند و آنقدر پشت میز کار می کنند تا زمان بگذرد. دیگران ممکن است قبل از اینکه به کار موردنظر خود بپردازند، با کارهای جزئی یا کارهای بی ارزش، حواس خود را پرت کنند. برخی دیگر ممکن است کمی کار کنند، بعد به ایمیل ها پاسخ دهند، کمی بعد بیشتر کار کنند و در نهایت متوجه شوند که ساعت 5 بعد از ظهر شده و هیچ چیز به طور کامل به پایان نرسیده است.
با استفاده از زمانبندی، شما یک وظیفه را بر عهده می گیرید و به خود مهلت محدودی  برای انجام آن کار می دهید و در نهایت نتایجی را که باید تا پایان آن زمان بدست آورید، مشخص می کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید که باید سه صفحه گزارش را طی 30 دقیقه از ساعت 9 صبح بنویسید. این زمان برای انجام آن کار تعیین شده و یک محصول قابل تحویل در انتهای آن وجود دارد که باید در یک بازه زمانی مشخص تحویل داده شود.
کارشناسان می گویند…
کارشناسان می گویند که جدول های زمانبندی نباید بیشتر از 45 دقیقه را به یک کار اختصاص دهند. اختصاص زمان بیشتر از این بازه باعث می شود شما  تمرکز خود را از دست داده یا ساعت ها بدون استراحت پشت میز بنشینید. اگر برای انجام یک کار خاص به زمان بیشتری نیاز دارید، توصیه ما این است که کار را به چند قسمت تقسیم کرده و سپس بر اساس آن زمان بندی کنید. این کار موثر خواهد بود؛ چه کار شما چند ساعت یا حتی چند هفته طول بکشد.
زمان بندی نرم و زمان بندی سخت
دو نوع زمانبندی وجود دارد: زمانبندی نرم و زمان سخت.
زمانبندی نرم حالتیست که شما دارای محدودیتی تقریباً سخت هستید اما می توانید کار یا بحث را به پایان رسانده و در صورت نیاز چند دقیقه را قبل از اینکه در نهایت به کار دیگری بپردازید، استراحت کنید. از سوی دیگر، زمانبندی سخت زمانی است که تایمر خاموش می شود و همه چیز را به نوعی رها می کنید. با استفاده از زمان بندی های سخت، بلافاصله باید به کار بعدی (یا استراحت) بروید.
این فرضیه قدیمی را فراموش نکنید، کارها گسترش می یابند تا وقتی را که به آن اختصاص می دهید پر کنند. بنابراین همیشه زمان اختصاص داده شده بهترین است. با شروع امتحان کردنِ زمانبندی، می توانید تعیین کنید که کدام کارها و موقعیت ها با  زمانبندی سخت و یا نرم بهتر عمل می کنند.
یکی دیگر از راه های فکر کردن در مورد زمان بندی استفاده از تکنیک Pomodoro است که ابداع کننده آن، کارآفرینی به نام فرانچسکو سیریلو است. تکنیک Pomodoro که بر اساس تایمر "گوجه فرنگی شکلِ" سیریلو نامگذاری شده است، تمام وظایف شما را به قسمت های 25 دقیقه ای تقسیم می کند.
این جهش های کوتاه زمان شما را متمرکز می کند و باعث می شود کمتر دچار حواس پرتی شوید. این تکنیک یک راه عالی برای شروع زمانبندی است تا ببینید چگونه می توانید آن را با برنامه خود تطبیق دهید.
مزایای زمانبندی به عنوان یک تکنیک مدیریت زمان
از نقطه نظر بهره وری، دلایل متعددی وجود دارد که نشان می دهد زمانبندی یک تکنیک مدیریت زمان کارآمد و موثر است. زمانبندی می تواند، در زمینه های مختلفی از اجرای هموارتر مدیریت پروژه گرفته تا مسئولیت پذیری بیشتر اعضای تیم در محل کار، موثر و مفید واقع شود. در اینجا به بررسی چند مورد از مزایای اصلی آن می پردازیم:
همیشه برای کارهای مهم، زمانبندی نتیجه می دهد
زمانبندی بهره وری را افزایش می دهد. هنگامی که هر زمانبندی به وضوح تعیین می کند که باید در مدت زمان معینی چه اندازه پیشرفت قابل اندازه گیری داشته باشید، نتایج واضح و ثابتی به دست می آورید.
شما همچنین پیشرفت خود در فعالیت های مربوط به کارتان را ثبت کرده اید، زیرا تقویم شما نه تنها آنچه را که باید انجام دهید، بلکه زمان تکمیل هر جزء را نیز ثبت کرده است.
زمانبندی به کاهش کمال گرایی کمک می کند
زمانبندی برای افرادی که در بیش از حد زمان برای انجام کاری می گذارند یا تمایل زیادی به انجام همه کارها دارند، به خوبی عمل می کند. اگر تمایلات کمال گرایانه دارید، زمان بندی را امتحان کنید تا زمان مشخصی برای انجام دادن یک کار مشخص داشته باشید. وقتی آن زمان تمام شد، کار هم تمام می شود.
زمانبندی به شما کمک می کند تا متمرکز شوید
وقتی محدودیت زمانی وجود ندارد، افراد معمولاً بیش از آنچه که باید برای انجام یک کار مشخص وقت می گذارند. زمانبندی به شما کمک می کند تا از حواس پرتی جلوگیری کنید و تمرکز خود را حفظ کنید و باعث می شود که انجام آن کار مدت زمان کمتری از شما بگیرد. همچنین می تواند انگیزه را افزایش دهد وقتی بدانید که پس از انجام یک کار، استراحتی در انتظارتان است.
زمانبندی قابلیت پیش بینی کردن را به برنامه ریزی تان اضافه می کند
صحبت از مدیریت زمان شد؛ وقتی می دانید که زمان کار، نشست ها و جلسات در چه ساعتی شروع و به پایان می رسد، می توانید زندگی خود را کارآمدتر برنامه ریزی کنید. با تنظیم تقویم خود به بخش های قابل پیش بینی، می توانید جلسات و قرارهای ملاقات خود را برنامه ریزی کنید و یک برنامه قابل اطمینان تری که شما را با عجله و استرس همراه نکند، ایجاد کنید .
زمانبندی باعث می شود که افراد، قابل اعتمادتر شوند 
همه ما چنین چیزی را تجربه کرده ایم که در یک جلسه هستیم و شخصی دیگر درمیان کلام ما پریده و مکالمه را از ما می رباید و همه را در مسیری کاملاً بی ربط قرار می دهد. اما دیگر بس است، چنین چیزی نباید دیگر رخ دهد. شما می توانید با استفاده از زمانبندی در جلسات خود، با تعیین دستور کار برای بحث ها و موضوعات پیش رو، استفاده کنید. در این مواقع می توانید از تکنیکی به نام "برنامه ریزی چابک (sprint planning) استفاده کنید.
"برنامه ریزی اسپرینت" در واقع جایی است که در ابتدای جلسه (یا جلسه کاری) مشخص می کنید که چه چیزی می تواند بسرعت ارائه شود و چگونه این کار را می توان انجام داد. با کمی برنامه ریزی درست، کسانی که شروع به "ربودن مکالمه" و یا "وسط حرف دیگران پریدن" می کنند می توانند مودبانه اما محکم به مسیری از پیش تعیین شده بازگردند. از آنجایی که زمان در حال سپری شدن است، اعضای تیم می توانند یکدیگر را در رابطه با بی ربط حرف زدن پاسخگو دانسته و یکدیگر را مسئول زمان سپری شده بدانند.

معایب زمانبندی
استفاده از تکنیک زمانبندی چند اشکال دارد، مخصوصاً برای افرادی که تازه شروع به این کار کرده اند. اگر قصد دارید که زمان بندی کنید، به این فکر کنید که چگونه می توانید از مشکلات زیر جلوگیری کنید :
زمانبندی می تواند منجر به عجله کردن در انجام کار شود
در حالی که زمانبندی به مهار تمایلات کمال گرایانه کمک می کند، اما اگر برای پروژه هایی که نیاز به زمان و توجه بیشتری دارند زمان کمی را تنظیم کنید می تواند منجر به کیفیت پایین کار شود. در بسیاری از موارد از دست دادن بهره وری بهتر از نتایج با کیفیت پایین است.
زمان بندی می تواند در طول فرآیند یک پروژه خسته کننده باشد
برای تمامی افراد پیش آمده است که گاهی داشتن یک برنامه و زمانبندی مشخص برای یک کار یا پروژه موجب خسته کننده و یا گاهی آزار دهنده شدن آن کار شود .
زمانبندی می تواند موجب خستگی زیاد شما یا اعضای تیمتان شود
بسیاری از افراد تحت فشار شدید رشد می کنند و تقریبا با انجام وظایف خود، تحت فشار، خوشحال می شوند. بسیاری از افراد دیگر به یک فرآیند روان تر نیاز دارند و می توانند با داشتن زمان بندی های ثابت و برنامه ریزی های نتیجه-محور احساس تحت فشار بودن، عجله و ناراحتی کنند. تکنیک زمانبندی برای همه مناسب نیست و اگر شما جزو این دسته از افراد هستید، اشکالی ندارد.

مثال هایی برای زمانبندی در درون و خارج از کار
تکنیک زمانبندی را می توان هم در دفتر و هم در خانه، برای رسیدگی به کارهای مهم و یا غیر ضروری استفاده کرد. از این تکنیک مدیریت زمان وقتی که می خواهید در مسیر درست قرار بگیرید و آن حس موفقیت ناشی از اتمام کاری را احساس کنید، استفاده کنید. در اینجا دو مثال از نحوه استفاده از زمانبندی آورده شده است:
زمانبندی جلسات
یکی از بزرگترین نگرانی های افراد در مورد کار این است که چگونه جلسات می توانند ادامه پیدا کنند و گاهی اوقات شما حتی نمی دانید که در وهله اول چرا جلسه ای برگزار می شود. وقتی دستورجلسه ای زمان بندی و تنظیم می شود، نه تنها باید زمان مشخصی برای صحبت در رابطه با هر موضوع قرار داده شود، بلکه موضوعات انتخاب شده باید ارزش گرفتن وقت همه را داشته باشد. در طول جلسه یک زمان مشخص برای صحبت در رابطه با هر موضوع تعیین می کنید و وقتی زمان آن به پایان می رسد، به صحبت درباره ی موضوع بعدی می پردازید.
زمان بندی برای تمیز کردن
در خانه می توانید زمانی را که میخواهید برای تمیز کردن خانه خود اختصاص دهید، تنظیم کنید. اتاقی را انتخاب کنید و برای پنج یا ده دقیقه زمان تعیین کنید. هر کاری که می توانید، در آن زمان انجام دهید. این همچنین می تواند یک تکنیک مفید برای تشویق کودکان و نوجوانان به تمیزکاری باشد.
به جای تنظیم تایمر حتی می توانید یک آهنگ یا یک پلی لیست کوتاه برای خود قرار دهید و در طول پخش شدن موسیقی، به تمیزکاری بپردازند.

شروع به زمانبندی
زمانبندی یک مهارت است و ممکن است زمان زیادی طول بکشد تا واقعاً همه چیز را یاد بگیرید. همانطور که تعیین می کنید رسیدگی به کدام کارها با زمانبندی بهتر انجام می شود، برای خود یک زمانی را به بررسی و آزمایش آن اختصاص دهید. طبیعی است. چند روز یا چند هفته به خودتان فرصت دهید تا از زیر و بم این ترفند بهره وری آگاه شوید.
در اینجا گام به گام به شما توضیح داده خواهد شد که چطور زمانبندی را بخشی از زندگی خود کنید:
مشخص کنید که کدام یک از کارهایتان را می توان زمان بندی کرد
قبل از مشخص کردن زمان کارها در تقویم خود، با تجزیه و تحلیل لیست وظایف خود، ببینید که کدامیک از آنها برای زمانبندی کردن خوب عمل می کنند. سپس به بررسی اینکه که انجام دادن هر کدام از این کارها چقدر طول می کشد و هر چند وقت یکبار این موارد باید در برنامه ی هفتگی و یا ماهانه شما قرار داده شود، بپردازید
زمان را برای انجام هرکار می خواهید قرار دهید، دست بالا بگیرید
دست کم گرفتن مدت زمانی که یک کار ممکن است طول بکشد می تواند شما را از ابتدا برای شکست آماده کند. با قرار دادن بیشترین زمان لازم برای انجام وظایف، به آرامی وارد حوزه ی زمانبندی شوید. به هرحال همیشه می توانید زود کار خود را به پایان برسانید. با تعیین زمان بیشتر از نیاز، خود را برای موفقیت آماده می کنید. و اگر در نهایت به تعلل کردن یا نیمه کاره رها کردن کار رسید، متوجه می شوید که می توانید زمان انجام آن کار را کاهش دهید.
تایمری (ساعت) برای خود تهیه کنید که قابل لمس و در معرض دیدتان باشد
داشتن یک تایمر که می توانید آن را ببینید، کلید موفقیت زمانبندی شما است. می توانید از برنامه ساعت تبلت، ساعت موبایل و یا ساعت شنی استفاده کنید. شما فقط نیاز به فهمیدن زمان در آن لحظه ندارید، بلکه باید متوجه شوید که زمانتان رو به اتمام است.
برخی از برنامه های موبایل به جای اعداد از گرافیک های سرگرم کننده استفاده می کنند که می تواند به شما کمک کند تا زمان باقی مانده را تجسم کنید و باعث شود که بیدار شدن برایتان کمتر استرس زا و در عین حال انگیزه بخش تر باشد. مطمئن شوید که هنگام تنظیم یک برنامه ی زمانبندی با افراد دیگر، همه بتوانند تایمر(زمان سنج) را ببینند. به این ترتیب همه اعضای تیم نسبت به یکدیگر مسئول خواهند بود.
زمان بندی ها را به صورت استراتژیک(راهبردی) برنامه ریزی کنید
شما می دانید چه زمانی بهترین عملکرد را دارید و چه زمانی برای ایجاد انگیزه به یک ضربه نیاز دارید. اگر معمولاً صبح ها بازدهی بیشتری دارید، شاید بهتر باشد که زمان های طولانی تری را برای انجام کارهایتان برنامه ریزی کنید. اگر بعد از ظهر ها بی انگیزه هستید، این می تواند زمان مناسبی برای انجام فعالیت های کوتاه مدت باشد؛ می توانید به ایمیل هایتان پاسخ دهید و کارهایی که به فکر کردن کمتری نیاز دارد، با وقفه های کوتاه پشت سر هم در بین کار، انجام دهید.
در زمان استراحت برنامه ریزی کنید
برای جلوگیری از خستگی بیش از حد، مهم است که زمان های استراحتی را بین هر بخش در زمانبندی خود برنامه ریزی کنید. این استراحت ها به مغز شما اجازه می دهد تا دوباره شارژ شده و شما بتوانید با انرژی کامل به کار بعدی خود بپردازید.
به غیر از تایم استراحت ضروری ناهار، خوب است گاهی فعالیت هایی مثل پیاده روی صبح یا خوردن قهوه ی بعد از ظهرتان را به عنوان پاداشی برای انجام کارهایتان در برنامه خود قرار هید.
در اجرای زمانبندی خود ثابت قدم و به آن پایبند باشید
وقتی یک زمانی را برای یک موضوع یا کار خاص اختصاص می دهید، مهم است که به آن پایبند باشید. در ابتدا، جدول زمانی باعث ایجاد محدودیت زمانی برای افراد تیم می شود. اما بعد از مدتی همه شروع به عادت کردن به این فرایند می کنند، تیم ها به سرعت با آن سازگار می شوند و بعد از مدت کوتاهی حتی قدردان داشتن این زمانبندی دقیق می شوند.

سایر ترفندهای بهره وری که شبیه به جدول زمانبندی هستند
اگر ترفند زمانبندی کاملاً مناسب تان نیست، راه های دیگری نیز وجود دارد که تقویم و زمان های خود را برای بیشترین بهره وری و مفید ترین حالت ممکن تنظیم کنید. این ترفندها چندان سخت نیستند و هنگام انجام وظایف مهم می توانند مزایای مشابهی برای شما داشته باشند:
روش time blocking
این ترفند شکل انعطاف پذی تری نسبت به جدول زمانبندی دارد. با time blocking، زمان مشخصی را برای یک کار مشخص تعیین می کنید، اما لزوماً بر تکمیل آن کار در آن زمان مشخص تاکید و تمرکز نمی کنید. شاید یک ساعت را به ایده پردازی یا نوشتن اختصاص دهید، اما در نهایت ممکن است به نتیجه بخش بودن آن د آن بازه زمانی متعهد نباشید.
دسته بندی وظایف
با گروه بندی کارهای کوچکتر در یک timeblock یا جدول زمانبندی، می توانید ایمیل هایتان را چک کنید، عکس یا ویدیو هایتان را در حساب های شبکه های اجتماعی خود با زمان بندی مشخص به اشتراک بگذارید، تماس های شخصی تان را داشته باشید، یا حتی به یکسری از کارهایتان در شهر رسیدگی کنید. داشتن یک تقسیم بندی کلی برای انجام کارها باعث می شود که وقت خود را از دست ندهید. به عنوان مثال اگر در حال حاضر بیرون از خانه هستید و قصد دارید که به خشکشویی بروید، بد نیست که به اداره پست و اغذیه فروشی نیز سر بزنید.

و حرف آخر...
در حالی که مطمئناً چیزهایی بیشتری از پربازده بودن در زندگی وجود دارد، افزایش زمان کاری معمولاً منجر به خرابی و از کار افتادگی بیشتر می شود. زمان بندی برای چگونگی تمرکز ممکن است به نتیجه برسد یا نرسد. اما توجه داشته باشید هر گونه ترفند بهره وری تنها برای کمک به شما در کارو زندگی تان طراحی شده است، نه سخت تر کردنش. بنابراین می توانید زمان بیشتری را برای مواردی که واقعاً اهمیت دارند، مثل زندگی اجتماعی و یا خانواد تان، اختصاص دهید  
هنگامی که ترفند هایی مانند جدول زمانبندی را در زندگی خود پیاده می کنید، اساساً می توانید از زمان بیشتری در زندگی خود استفاده کنید.
ایران
تهران، شهرک قدس، بلوار دادمان، جنب رستوران لانجین، پلاک 38
+(98) 21 8858 1275 - 6
شنبه تا چهارشنبه 09:00 صبح - 05:00 عصر
suport@bavar.ir
پشتیبانی 24 ساعته
بالا